1. INFORMACJE OGÓLNE

1.1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest: PGMW sp. z o.o., z siedzibą w Szczecinie (71-441), ul. Cyfrowa 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000629568, NIP 8513197673, numer REGON 367047647 (dalej: „Administrator" lub „PGMW").

1.2. Ilekroć w niniejszej Polityce jest mowa o „danych osobowych" należy przez to rozumieć informacje o zidentyfikowanej lub możliwej bezpośrednio lub pośrednio do zidentyfikowania osobie fizycznej w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO".

1.4. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej „Polityka") określa cele, zasady oraz sposób przetwarzania danych osobowych: klientów, kontrahentów i dostawców PGMW (ich przedstawicieli i personelu), kandydatów do pracy lub współpracy z PGMW, osób korzystających ze stron internetowych PGMW, osób zapisujących się do Newslettera lub korzystających z powiadomień serwisów informacyjnych PGMW (blogi), osób kontaktujących się z PGMW oraz odwiedzających serwisy społecznościowe PGMW.

1.5. Niniejsza Polityka stanowi spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i art. 14 RODO.

2. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

2.1. Wszelkie wnioski, pytania i żądania związane z przetwarzaniem przez PGMW danych osobowych mogą być kierowane:

• a) pocztą na adres siedziby Administratora,
• b) w formie elektronicznej poprzez formularz kontaktowy: Formularz kontaktory

2.2. Administrator będzie odpowiadał na zgłoszone pytania, wnioski lub żądania niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni.

2.3. Odpowiedzi będą udzielane w takiej formie jak zgłaszane pytania, wnioski lub żądania, chyba, że zgłaszający zażąda odpowiedzi w innej formie, np. pisemnej.

2.4. Jeżeli PGMW nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, wniosku lub kierowanych pytań, zwróci się do niej o dodatkowe informacje, które będą niezbędne do realizacji żądania lub odpowiedzi na pytanie lub wniosek.

3. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

3.1. Każdemu, kogo Dane Osobowe przetwarzamy, przysługuje prawo do:

• a) uzyskania informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o kategoriach przetwarzanych danych osobowych i ewentualnych odbiorcach danych;
• b) żądania skorygowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia danych osobowych;
• c) żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych - przy czym żądanie zostanie spełnione, jeżeli spełnione zostaną wymogi prawne dotyczące takiego żądania;
• d) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli spełnione zostaną wymogi prawne dotyczące takiego żądania;
• e) przenoszenia danych osobowych – poprzez otrzymanie danych od Administratora formacie umożliwiającym ich przekazanie wybranemu podmiotowi trzeciemu;

3.2. W przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane sprzecznie z prawem każdy ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

4. KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

[DANE OSOBOWE KLIENTÓW PGMW]

4.1. Administrator przetwarza dane osobowe swoich klientów będących osobami fizycznymi w związku z usługami świadczonymi przez Administratora.

4.2. Dane osobowe przetwarzane w celu rzetelnego i należytego wykonywania usług w powierzonej sprawie obejmować mogą:

• a) imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email, konta na portalach społecznościowych);
• b) wszelkie inne dane udostępnione w związku ze świadczeniem usług, w tym dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO, które mamy obowiązek chronić zgodnie z obowiązującą nas poufnością zawodową.

4.3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie czynności w celu zawarcia umowy lub wykonanie zawartej umowy o świadczenie usług, art. 6 ust 1 lit. f RODO - w zakresie dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z umowy oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO – tj. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony Państwa roszczeń związanych ze świadczeniem przez nas dla Państwa usług.

4.4. Dane będą przetwarzane do momentu definitywnego zakończenia współpracy z PGMW, a także przez okres przedawnienia roszczeń wynikających ze współpracy.

[DANE OSOBOWE KONTRAHENTÓW PGMW]

4.5. Administrator przetwarza dane osobowe swoich kontrahentów, partnerów i dostawców, będących osobami fizycznymi w związku ze współpracą lub w celu nawiązania współpracy z PGMW. Dane są przetwarzane również w celu kontaktu w bieżących sprawach, w tym w sprawie wykonywania umów między nami, przedstawiania ofert, otrzymywania zleceń, odpowiadania na pytania.

4.6. Dane osobowe obejmują: imię, nazwisko, numer PESEL, NIP, dane adresowe, takie jak miejsce wykonywania działalności, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email).

4.7. Podstawą prawną przetwarzania danych jest: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zawartej umowy i wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – tj. uzasadniony interes prawny Administratora w zakresie dochodzenia roszczeń wynikających z umowy i/lub z nią związanych.

4.8. Dane będą przetwarzane do momentu zakończenia współpracy, a po zakończeniu współpracy także przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych (np. wynikających z przepisów podatkowych) oraz przez okres przedawnienia roszczeń z umowy łączącej nas z Państwem lub z nią związanych.

[DANE PRZEDSTAWICIELI (PERSONELU) KLIENTÓW I KONTRAHENTÓW]

4.9. W związku z nawiązywaniem współpracy, negocjacjami i zawieraniem umów PGMW przetwarza dane osobowe przedstawicieli i personelu (będących osobami fizycznymi) klientów i kontrahentów. Są to osoby w szczególności pracownicy i współpracownicy wyznaczone do kontaktu lub realizacji umowy.

4.10. Dane osobowe są przetwarzane w celu kontaktu w bieżących sprawach, w tym w sprawie zawarcie i realizacji umów, przedstawiania ofert, otrzymywania zleceń, odpowiadania na pytania.

4.11. Dane będą obejmować: imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email, konta na portalach społecznościowych).

4.12. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na możliwości nawiązania i kontynuowania z Państwem współpracy lub kontaktu, możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

4.13. Dane będą przetwarzane do momentu zakończenia współpracy z PGMW, a także przez okres przedawnienia roszczeń z umów. Dane mogą zostać usunięte we wcześniejszym terminie - w przypadku uzyskania sprzeciwu wobec przetwarzania, a także w przypadku, gdy uznamy, że dane nie są nam już potrzebne do osiągnięcia usprawiedliwionego celu. Dane będą przetwarzane przez okres dłuższy, jeżeli ich przechowanie będzie wynikać z obowiązujących przepisów prawa lub będzie niezbędne do dokonania rozliczeń lub dochodzenia roszczeń w ramach Państwa działalności w roli naszego kontrahenta.

[UCZESTNICY WYDARZEŃ ORGANIZOWANYCH PRZEZ PGMW]

4.14. Dane osobowe uczestników wydarzeń organizowanych przez PGMW (w tym w formie online) będą przetwarzane w celu rejestracji do udziału w wydarzeniu, uczestnictwa w wydarzeniu, a także kontaktu w związku z wydarzeniami (przesłanie informacji i materiałów, powiadomienia o kolejnych wydarzeniach)

4.15. W związku z organizacją wydarzeń, PGMW przetwarzać będzie następujące dane: imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email).

4.16. Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji wydarzenia, w tym zapewnienia udziału uczestników, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku płatnych szkoleń i konferencji - art. 6 ust. 1 lit b i c RODO.

4.17. Dane osobowe zostaną dodane do bazy kontaktowej PGMW. W przypadku złożenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych w ramach naszej bazy kontaktowej, dane zostaną usunięte w terminie 1 miesiąca od zakończenia wydarzenia.

[SUBSKRYBENCI NEWSLETTERU ORAZ BLOGÓW]

4.18. PGMW przetwarza dane osób zapisujących się do bezpłatnego Newsletteru lub serwisów informacyjnych w ramach blogów tematycznych prowadzonych przez PGMW.

4.19. Dane są przetwarzane w celu dostarczania bezpłatnego Newsletteru i bezpłatnych powiadomień o wpisach i artykułach na blogach tematycznych PGMW. W tym celu będą przetwarzane wyłącznie adres email oraz adres IP Państwa komputera.

4.20. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. wykonanie przez Administratora umowy dostarczania zamówionego Newsletteru oraz powiadomień z blogów tematycznych.

4.21. Dane osobowe będą przechowywane przez okres dostarczania Newsletteru oraz powiadomień z blogów tematycznych. W razie rezygnacji z usługi dane osobowe zostaną usunięte niezwłocznie.

[DANE KANDYDATÓW DO PRACY ORAZ WSPÓŁPRACY Z PGMW]

4.22. W związku z prowadzoną rekrutacją kandydatów do pracy lub współpracy, PGMW będzie przetwarzać dane osobowe podane przez Kandydata, aby ocenić kwalifikacje na aplikowane stanowisko, dokonać wyboru odpowiedniej osoby, czyli w celu wykonania czynności zmierzających do zawarcia umowy zatrudnienia na danym stanowisku pracy lub podjęcia współpracy.

4.23. Za odrębną zgodą kandydata będziemy przetwarzać udostępnione dane osobowe na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych w PGMW.

4.24. W ramach procesów rekrutacyjnych PGMW będzie przetwarzać następujące dane osobowe kandydatów wskazane w CV lub w innej formie: imię i nazwisko; imiona rodziców, data urodzenia; miejsce zamieszkania; wykształcenie; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. W przypadku osób ubiegających się o stanowisko pracy w ramach umowy o pracę, gdy aplikacje będą zawierać dane wykraczające poza dane określone przepisami prawa pracy, dane te przetwarzane będą na podstawie zgody kandydata, wyrażoną poprzez przesłanie do PGMW dokumentów aplikacyjnych (CV, e-mail, życiorys, podanie).

4.25. Podstawą prawną przetwarzania danych będzie: (1) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221§ 1 kodeksu pracy, w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach stosunku pracy; (2) art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach umowy cywilno-prawnej; (3) art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji, w przypadku przetwarzania wizerunku, w przypadku przekazania innych danych niż określonych w przepisach prawa pracy, oraz (4) art. 6 ust. 1 lit f RODO w zakresie danych zebranych w celu oceny kandydata oraz w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

4.26. PGMW będzie przetwarzać dane osobowe kandydata do momentu zakończenia rekrutacji, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przetwarzanie danych do celów przyszłych rekrutacji, będziemy przechowywać dane przez okres 3 lat od momentu ich zebrania.

[OSOBY KONTAKTUJĄCE SIĘ Z PGMW (TELEFONICZNIE ORAZ MAILOWO)]

4.27. PGMW przetwarza dane osobowe osób kontaktujących się z PGMW pocztą, pocztą elektroniczną, za pomocą formularzy na stronie www oraz telefonicznie w jakiejkolwiek sprawie lub PGMW kontaktuje się z Państwem w jakiejkolwiek sprawie i dlatego dane znajdują w naszej bazie kontaktów PGMW

4.28. PGMW będzie przetwarzać dane osobowe w celu kontaktu w bieżących sprawach, w tym w sprawie odpowiadania na pytania i udzielania zapytań, jak również w celu możliwego nawiązania współpracy.

4.29. W powyższym celu przetwarzane będą następujące dane: imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email, konta na portalach społecznościowych) oraz inne dane udostępnione w korespondencji lub przekazane telefonicznie.

4.30. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający udzielaniu odpowiedzi na Państwa pytania oraz nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji w ramach prowadzonej działalności - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.31. Dane będą przetwarzane przez okres utrzymywania relacji gospodarczych oraz przez okres jednego roku po ustaniu tej relacji. Dane mogą zostać usunięte we wcześniejszym terminie - w przypadku zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także w przypadku, gdy PGMW uzna, że dane nie są już potrzebne do osiągnięcia usprawiedliwionego celu.

[DANE ZBIERANE W RAMACH PROFILI NA PORTALACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH]

4.32. Administrator przetwarza dane osobowe osób odwiedzających oraz obserwujących i komentujących oficjalne profile PGMW w ramach serwisu Facebook oraz LinkedIn.

4.33. Zasady obserwowania, zamieszczania i usuwania komentarzy, prowadzenia korespondencji – określają odrębne regulaminy serwisów Facebook oraz LinkedIn, które to podmioty są administratorami danych osobowych w zakresie prowadzonego serwisu.

4.34. Dane osobowe pozyskiwane w ramach profili PGMW w serwisach społecznościowych są przetwarzane w celu kontaktu z odbiorcami treści prezentowanych w serwisach, umożliwienia kontaktu zainteresowanym osobom z PGMW, prezentowania aktywności i wydarzeń związanych z naszą marką PGMW, rozwoju marki PGMW a także w celach statystycznych przy wykorzystaniu narzędzi udostępnianych przez serwisy Facebook i LinkedIn. Poprzez portale społecznościowe można również nawiązywać kontakt z Administratorem oraz wysłać wiadomość np. z pytaniem lub wnioskiem. W takim wypadku dane będą przetwarzane także w celu udzielenia odpowiedzi.

4.35. W ramach i z wykorzystaniem profili w serwisach społecznościowych, PGMW będzie przetwarzać dane, które zostaną udostępnione Administratorowi poprzez funkcjonalności serwisu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

4.36. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 pkt f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na możliwości prezentacji marki PGMW, aktywności oraz odpowiedzi na ewentualne pytania.

4.37. Okres przechowywania danych, a także możliwość ich ewentualnego usunięcia wynika z cech poszczególnych funkcjonalności serwisów społecznościowych (Facebook i LinkedIn). W każdym przypadku żądania usunięcia danych, PGMW usunie dane, jeżeli będzie to możliwe i pod warunkiem, że nie będziemy zobowiązani przepisami, aby te dane dalej przetwarzać. Dane osobowe zostaną usunięte również wtedy, gdy przestaną być potrzebne do realizacji wyżej wskazanych uzasadnionych interesów Administratora.

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

5.1. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom, które świadczą na rzecz PGMW usługi (m.in. zewnętrzne firmy informatyczne, kurierskie, kadrowe, księgowe, zajmujące się obsługą kontrahentów).

5.2. Dane osobowe mogą być również udostępnione podwykonawcom PGMW.

5.3. Dane osobowe mogą być przekazane również innym zainteresowanym podmiotom (niezależnym od PGMW), jeżeli zostały udostępnione w takiej formie, z której jednoznacznie wynika, że udostępniający dane żąda, aby kontaktowały się z nim podmioty trzecie w sprawach służbowych.

6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

6.1. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 01 lipca 2025 roku.

6.2. W przypadku zmiany zasad przetwarzania, zakresu przetwarzania przez Administratora danych osobowych lub zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Administrator będzie na bieżąco aktualizował i dostosowywał postanowienia niniejszej Polityki.

---